Akci máme vymyšlenou, ale jaký zvolit typ pozvání. Klademe si otázku, jak nejlépe oslovit své hosty. Být kreativní nebo zvolit formální vážnost. Pozvánka hodně napoví dopředu. Pokud chceme zaručenou účast, vyplatí se věnovat ji trochu pozornosti. Samotná pozvánka by neměla hosty odradit, ale nalákat, případně vzbudit zvědavost a zájem.
Druh pozvání a vzhled pozvánky
O tom jak svým hostům sdělíme, že se akce koná, záleží samozřejmě na jejím stylu . Jinak oslovujeme své přátele a jinak se obracíme na své obchodní partnery. Obecně, ale platí, že se zve
- formálně – dopisem, natištěnou navštívenkou nebo pozvánkou nebo
- neformálně – osobně, telefonicky, e-mailem či písemnou, ale mnohem zábavnější a kreativní formou než při oficielních akcích.
Už samotný vzhled pozvánky by nám měl napovědět v jakém duchu bude akce probíhat. Tzn. pokud připravujeme akci neformální, netypickou , tím více můžeme dát prostor kreativitě a neobvyklosti. Akce slavnostní by měly mít pozvánky elegantní, vkusné až strohé. Jejich design může stylově ladit s typem akce. Barevně vycházet z dekorací atp.
Ručně psané osobní pozvánky?
Jsou používány zejména v diplomatických kruzích Mají vysokou hodnotu a vyjadřují opravdovou úctu k adresátovi. Ručně vypisujeme i jméno pozvané osoby. Nejlépe učiníme, když použijeme plnicí pero. Krasopis většinou dnes nepatří k vybavení běžně vzdělaného jednotlivce. Pokud tedy náš rukopis patří k méně pohledným, je samozřejmě vhodné obrátit se na písmomalířské firmy. Nabízí ručně psané písmo různých druhů a díky jim se můžete prezentovat nejenom s kvalitně vypsanými pozvánkami, ale i s diplomy, certifikáty, dopisy atp.
Pozvánky rozesíláme včas a s dostatečným předstihem.
Pozvánky rozesíláme hostům v dostatečném předstihu.Tak aby hosté měli dostatek času si svůj čas naplánovat a s akcí počítat. Bereme do úvahy i mimořádnost období, např. v době dovolených je dobré přidat pár dnů navíc.
Pro VIP hosty se často používají i tzv. „předzvací dopisy“, kde jsou hosté upozorněni, že jim přijde pozvánka na určitou akci se zdvořilou žádostí o rezervaci, v jejich jistě zaplněném kalendáři. Tyto dopisy se většinou zasílají jeden až dva měsíce před akcí. U běžné pozvánky je typická doba pro její rozesílání 2 až 3 týdny předem. Následnou účast můžeme ověřit i telefonicky.
Náležitosti pozvánky aneb co by napozvánce nemělo chybět?
- zaměření akce
Jako první se samozřejmě uvádí proč hosta zveme. Název akce, tematické zaměření, její styl, zkrátka vše co dotyčnému pomůže vytvořit si představu o celkové atmosféře i stylu akce.
Předejdeme tím nejasnostem, kdy host neví, co ho přesně čeká a jak se vhodně k dané příležitosti obléci. Bude vědět, že pozvání na banket či raut není vhodné absolvovat po večeři o třech chodech. Zároveň mu bude jasné, že od pozvání na koktejl nemůže očekávat pohoštění pod kterým se prohýbají stoly, ale většinou jen drobné chuťovky do ruky , sekt, víno a nealkoholické nápoje. V tomto případě mu lehké občerstvení před samotnou akcí rozhodně neuškodí.
- informace o hostiteli
Každý host očekává, že bude vědět, kdo ho na akci zve. Proto tyto informace patří mezi první, které si každý na pozvánce přečte.
- datum, místo konání, čas
Bez uvedení těchto tří faktických informací, by Vám asi nikdo na akci nepřišel. Proto je uvádíme víceméně pro úplnost, protože každý ví, že na pozvánce mají své výsadní místo.
- informace o doporučeném oblečení
Pokud chceme, aby hosté byli vhodně oblečeni nebo pořádáme akci tematicky zaměřenou a vyžadujeme účast hostů v kostýmech nebo v určité barevnosti obleků nebo i jiná specifika, můžeme hostům oblečení doporučit. Výstřelky však budou patřit spíše mezi neformální akce. Pro ty oficiální a formální platí pravidlo obléci si slavnostní a formální oblečení. Můžeme se držet i zásady čím později se akce koná – tím se od nás očekává slavnostnější oblečení .
Pro koho je pozvánky určena?
Pokud dostaneme pozvánku na jméno, většinou znamená to ,že je pozvánka nepřenosná a určená přímo pro Vaši osobu. Chce-li hostitel, aby jste přišel se svým partnerem, je na pozvánce napsáno něco v tom duchu, jako „pan Jan Novák s manželkou“ nebo se sdělení omezí na formulaci „pozvánka platí pro dvě osoby“.
Pokud pořádáme akce a důsledně trváme na tom, aby na akci přišli jen ti hosté, kterým jsme pozvánku doručili a ne jejich rodinní příslušníci nebo jiný záskok – napíšeme „pozvánka je nepřenosná“. Pak by se nemělo stát, že se na akci objeví nevhodní hosté. Zpravidla však platí, že pozvánka na jméno je určené pro samotného hosta a neočekává se, že by pozvánka byla putovní. Pokud se záležitost týká obchodních kontaktů záleží i na dohodě s hostitelem, když na akci pošlete svého pověřeného zástupce.
Potvrzení účasti.
Často je na pozvánkách uvedeno, aby hosté potvrdili svou účast, a to e-mailem, telefonicky či písemně.Tato zpětná reakce je pro každého organizátora velice důležitá. Proto ji věnujte pozornost a případně se i omluvte za svou neúčast. Na pozvánkách se často objevují i tajemné zkratky jako např. R.S.V.P. (tato zkratka umístěná v pravém dolním rohu nás nabádá, abychom potvrdili na uvedeném kontaktu svou účast). V české verzi tuto značku supluje R.L.O. (račte laskavě odpovědět).